Robotisering inzetten voor efficiënte ondertekenprocessen

Digitaal ondertekenen is bij veel kantoren onderdeel van een uitgebreid proces. Het samenstellen en opmaken van rapportages en aangiften. Meerdere handtekeningen toevoegen ÉN na ondertekening de documenten weer archiveren in het interne dossier. In sommige gevallen komt daarbij, dat documenten gecombineerd moeten worden, briefsjablonen moeten worden toegevoegd of dat er eisen zijn aan de volgordelijkheid. Voor een efficiënt proces dien je verder te kijken dan alleen het plaatsen van de digitale handtekening. Voor procesautomatisering in optima forma ontwikkelde de ondertekendienst PKIsigning een speciale ‘stekker’.

Om als kantoor de vrijheid te hebben in het maken van integraties naar online software is het essentieel dat de software over een Application Programming Interface (API) beschikt. Dit maakt het eenvoudig om gegevens en bestanden van en naar de online software te sturen. PKIsigning beschikt over zo’n API. Deze koppeling is volgens de laatste standaarden (OpenAPI) gemaakt, zodat het leggen van verbindingen en uitvoeren van acties nóg eenvoudiger is. Het geeft kantoren de ideale vrijheid om – naast bestaande integraties – zelf of door consultants integraties te (laten) maken en te innoveren.

Stukken sneller aanbieden aan klanten

Hierbij valt te denken aan het automatisch delen van documenten met klanten die een bepaalde status hebben in het dossiersysteem van het kantoor. Een concept jaarrekening met de status ‘review’ kan bijvoorbeeld veilig worden gedeeld met de klant via PKIsigning. Ook als er geen ondertekening vereist is. Ook kunnen documenten in batch worden aangeboden. Te denken valt aan een gestandaardiseerde verwerkersovereenkomst of opdrachtcontinuatie die door middel van samenvoegvelden wordt geprepareerd en voor een reeks aan klanten ter ondertekening kan worden klaargezet.

Power Platform

Op het jaarlijkse congres ‘Powerplatform voor accountants’ deelde Tom van Bolhuis deze ideeën aan een groep kantoren die al aan de slag zijn of gaan met robotisering binnen hun kantoor. In deze praktijksessie werd aan kantoren gedemonstreerd hoe dynamisch de API van PKIsigning is en hoe eenvoudige processen samengesteld kunnen worden. Het Power Platform is een verzameling applicaties die elke Microsoft 365 gebruiker heeft om te innoveren zonder te programmeren. Het gaat om applicaties als Power BI, Power Automate en Power Apps. De applicaties integreren perfect met andere Microsoft-applicaties als SharePoint. Zo kunnen documenten van en naar SharePoint geautomatiseerd verwerkt worden met PKIsigning.

Gratis webinar 23 juni

In het verlengde hiervan geeft PKIsigning op 23 juni een exclusieve webinar waarin de basics van API’s en ‘lowcode’ worden uitgelegd en scenario’s worden gepresenteerd in combinatie met PKIsigning. Uiteraard komt ook het ondertekenplatform zelf aan bod. Het webinar is niet gericht op technici, maar voor iedereen toegankelijk en waardevol. Er is geen voorkennis nodig.