Sinds het begin van het digitale tijdperk streven veel organisaties ernaar de dagelijkse processen op een digitale en dus veel efficiëntere en veiligere manier af te handelen. Toch blijven veel ondernemingen vertrouwen op papier voor het sluiten van belangrijke en juridisch bindende overeenkomsten of het delen van vertrouwelijke informatie.

Juist daarom was 2020 een echt keerpunt. De verspreiding van COVID-19, het van kracht blijven van sociale isolatieregels en het verplichte thuiswerk, hebben onvermijdelijk gevolgen gehad voor de manier waarop bedrijven worden gerund. En dit geldt zeker ook bij essentiële handelingen zoals het ondertekenen van overeenkomsten en contracten. Door de pandemie moesten bedrijven, consumenten en werknemers snel en volledig digitaliseren om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen.

In allerijl veranderden digitale gewoonten werden nieuwe gewoonten aangenomen. De wet- en regelgeving met betrekking tot digitale transacties en handtekeningen wordt bijgevolg steeds belangrijker om te kunnen inspelen op de veranderende behoeften van het bedrijfsleven. Waar zij dat nog niet hadden gedaan, voegen bedrijven over de hele wereld digitale handtekeningen toe aan hun bedrijfsapplicaties of breiden zij het gebruik ervan uit. Workflows met digitale handtekeningen zijn langzamerhand onmisbaar geworden voor bedrijven die met succes op afstand zaken willen doen.

Ook het aantal aanbieders van digitale handtekeningen oplossingen schoten als paddenstoelen uit de grond. Dit maakt de keuze van een degelijke en te vertrouwen oplossing des te moeilijk. Daarom heeft Connective, A Nitro Company, een checklist voor je opgesteld om je te helpen kiezen. Loop deze punten na om er zeker van te zijn dat je een gebruiksvriendelijke oplossing koopt die voldoet aan de wensen van alle stakeholders, zowel binnen als buiten jouw bedrijf.

EFFICIËNTIE

• Kun je de bestandstypes ondertekenen die je gewoonlijk gebruikt (bijv. PDF, DOC, DOCX, TXT, XML etc.?)
• Werkt het met je bestaande toepassingen?
• Is het mogelijk documenten te traceren via een intuïtief dashboard?
• Biedt de oplossing ingebouwde geautomatiseerde handtekeningstromen?
• Kan de oplossing worden geïntegreerd met je bestaande toepassingen of met toepassingen die je in de toekomst mogelijk wilt gebruiken, bijvoorbeeld contractbeheer of HR-diensten?
• Kent en begrijpt de leverancier je bedrijf?
• Is er ruimte voor om het product aan te passen aan de look en feel (vb: logo, kleuren,…) van je bedrijf?

JURIDISCH

• Voldoet de oplossing aan de regelgeving die voor je organisatie van belang is (eIDAS, GDPR, etc….)?
• Kun je de oplossing internationaal gebruiken? Voldoet de oplossing aan de meest recente eIDAS-verordening voor Europa?
• Biedt ze ondersteuning voor de e-identiteiten of relevante andere identificatiemethoden in de landen die je wilt bedienen? (iDIN, .beID,itsme, SwissID etc.)
• Ondersteunt ze geavanceerde en gekwalificeerde elektronische handtekeningen (AES en QES) voor documenten met meerdere ondertekenaars?
• Kan iedereen de handtekening valideren, zelfs zonder toegang tot het systeem? Met andere woorden: vormen de documenten op zichzelf staand bewijs? Zo niet, dan heb je de ondertekenaar later mogelijk nodig in geval van een geschil.
• Biedt de oplossing WYSIWYS: wat je ziet is wat je tekent? Als je er zeker van wilt zijn dat het hele document wordt gelezen voordat het wordt ondertekend, is deze functie een must in de oplossing die je kiest. Het zorgt ervoor dat het document pas kan worden ondertekend wanneer het helemaal is gelezen.

GEBRUIKERSERVARING

• Is het gemakkelijk om documenten voor te bereiden voor ondertekening?
• Spreekt de oplossing voor zich en is deze intuïtief? Zorg ervoor dat je gebruikers geen training hoeven te volgen of een handleiding hoeven te lezen om de oplossing te gebruiken.
• Kun je de volgorde van de ondertekenaars bepalen?
• Biedt de oplossing uiteenlopende ingebouwde handtekeningmethoden (code via sms en mail, challenge responseauthenticatie, eID, andere digitale certificaten, enzovoort)?
• Kun je je ondertekenaars verschillende ondertekeningsmethoden aanbieden (zodat ze het apparaat kunnen gebruiken dat ze bij de hand hebben)?
• Kun je documentenpakketten ondertekenen?
• Kun je er op elk gewenst apparaat mee ondertekenen?
• Kan iedereen binnen of buiten de organisatie de handtekening valideren, zelfs zonder toegang tot het systeem?
• Past het in de consumentenstroom? Test de volledige flow van begin tot einde om er zeker van te zijn dat de oplossing een vlotte gebruikerservaring biedt.
• Ondersteunt de oplossing meerdere talen, zowel voor initiatiefnemers als voor ondertekenaars?

TECHNISCHE EISEN 

• Wil je een cloudoplossing gebruiken of de oplossing zelf hosten? Is de oplossing beschikbaar op de manier waar jij voorkeur voor hebt?
• Biedt de software het vereiste niveau van beveiliging?
• Maakt de oplossing een digitale handtekening en hash voor elke ondertekenaar in de transactie? Met andere woorden: wordt het document van ondertekenaar tot ondertekenaar onmanipuleerbaar verzegeld volgens de eIDAS-vereisten?
• Is het compatibel met de laatste versies van alle gangbare besturingssystemen (zowel desktop als mobiel)?
• Biedt het een volledig responsief ontwerp? Kunnen gebruikers ook op hun smartphone of tablet tekenen?
• Is de oplossing apparaat onafhankelijk?
• Heeft het een flexibele Application Programming Interface (API)?
• Is de oplossing gemakkelijk te implementeren?
• Zijn er out-of-the-box connectors beschikbaar voor programma’s als Microsoft Power Automate of Salesforce?

KOSTEN

• Wat is het prijsmodel van de oplossing? Betaal je per handtekening of voor de volledige oplossing? Moet je de oplossing kopen of is SaaS (abonnement) ook een optie? Maak een schatting van je toekomstige uitgaven.